La oficina de casa y la superfície de las mesas se suelen convertir, por experiencia, en el lugar favorito en donde se acumula todo el desorden de la casa. Con varios miembros de la familia congregándose alrededor del ordenador familiar, este espacio puede convertirse en la zona cero del desorden y en donde vagan desubicados los papeles. Aunque ya hemos trabajado en crear sistemas funcionales para las cartas y los documentos de los niños, es también importante asegurarse de que tu hogar tiene un sistema funcional para gestionar todas las facturas y el papeleo adicional que entra en tu casa.
Un truco importante para reducir el desorden es tener un sistema eficiente de clasificación. Si puedes, intenta tener toda la documentación en formato digital: facturas online, certificado digital, etc. Este sistema, además de ayudarnos a mantener la casa limpia, procura que no se talen más árboles para un uso efímero. Escanea y archiva todo lo que puedas y cuando lleguen los correos, ábrelos y clasifícalos de inmediato. Mantén la papelera cerca para descartar el correo basura. Cambia tus suscripciones de revistas a su versión digital para leerlos en la tablet y reducir aún más el consumo de papel.
Puede ser difícil despedirse del papel; acostumbrarse a escanear y guardalo todo en el disco duro puede tomar un tiempo, pero una vez que te acostumbres a prescindir del papel te sorprenderás de la libertad y el control sobre las cosas que sentirás.
🎯Objetivo: Un sistema de archivo, de gestión de facturas y de papeleo accesible que mantiene tu casa libre de desorden.
✍️Evalúa la situación actual: ¿Cuánto espacio necesitas para los archivos? ¿Pueden ser escaneados y descartados? ¿Cuánto flujo de papel puedes reducir?
📋Tareas:
- Clasifica y reduce: aborda la pila de papel que has recogido por todos los lados de tu casa y trabájalos:
- Clasifica en las siguientes pilas:
- Pueden gestionarse ahora.
- Basura.
- Puede pasarse a la modalidad de pago online o domiciliación (para facturas).
- Puede gestionarse en dos semanas.
- Puede gestionarse en un mes.
- Se puede escanear y guardar en un disco duro.
- Se puede archivar.
- Se puede triturar.
- Escanea los siguientes documentos:
- Facturas pagadas del último año (si ya te has pasado a la factura online, ya tienes un trabajo hecho).
- Recibos del último año.
- Artículos, recortes e inspiración.
- Recetas médicas y documentos informativos.
- Recibos e información de reparaciones de los vehículos.
- Archiva lo siguiente:
- Impuestos y correspondencia con Hacienda: declaración de la Renta, etc… (guarda toda la documentación unos 5 años).
- Documentos jurídicos.
- Documentos legales, licencias, escrituras.
- Documentos de la Seguridad Social (vida laboral, número de la SS…), nóminas, certificados de nacimiento, libro de familia, títulos y licencias (éstos últimos guárdalos en un sitio seguro, como en una caja fuerte o algo similar).
- Cámbiate a la modalidad de pago online: domicilia los pagos o págalos con tarjeta. Ten en cuenta que ahora casi todos los ayuntamientos tienen la modalidad de pago online de impuestos y sanciones (IBI, basura, IVTM, multas…) y casi todas las compañías aseguradoras, suministros de agua, luz y telecomunicaciones te facilitan esta modalidad de pago.
- Elimina el correo basura: si no lo habías hecho en el día 3, ¡ponte las pilas!
- Opta por la banca online: hay bancos que te hacen un desglose al final de mes a modo de panel de control y puedes controlar mejor en qué gastas tu dinero al mes.
- Tritura y descarta: deshazte de los papeles que no sirven y que ya no son relevantes. Si no tienes una trituradora, asegúrate de tachar tus datos personales o datos sensibles para evitar que caigan en manos no deseadas. Acuérdate de reciclar el papel (contenedor azul), el planeta de lo agradecerá y lo sabes.
